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OA辦公軟件系統

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水利工程行業辦公OA系統解決了哪些問題

更新:2019-05-14 18:33    來源:泛普軟件 · zhangyan

   公司領導為了進一步提高公司辦公能力、工作效率以及公司信息化水平,決定于啟動辦公自動化項目。經過1年多時間,歷經需求調研、系統搭建測試和試用,系統二次調整,OA系統現已進入穩定運行階段,在公司總部及下屬3個水廠正式使用。

  1 系統實施過程中遇到的問題

  XX有限公司是有悠久歷史的供水企業,在公司實施OA系統之前,完善了企業的各項規章制度,規范了企業的流程以及標準化了相關的表格。這些都為OA系統的建設提供了很好的基礎,但是也存在員工習慣于紙質辦公現狀、員工年齡偏大等問題。

  2 水利OA系統主要模塊介紹

  OA系統總共有6大模塊,分別是企業信息發布模塊、公司辦公流程模塊、人力資源模塊、企業知識管理模塊、公司內部郵件模塊和管網部工程管理模塊。

  2.1 企業信息發布模塊

  企業信息發布模塊實現了企業知識文檔、人力資源、業務流程、公司管網工程管理等各種企業應用系統的有效整合。

  無論是普通員工,還是公司領導,OA系統都能讓其迅速獲取公告、流程和郵件等方面的信息。通過搭建OA企業信息門戶系統,提高員工的業務處理效率,使信息的時效性更強;合理整合公司資源,實現系統互聯和信息共享。最終實現最大化節省企業成本,利用企業資源,提升企業綜合競爭力的目標。

  2.2 公司辦公流程模塊

  公司辦公流程模塊是OA系統實施的最重要的內容:共分成8個類別50余條工作流程,完成公司各種行政類、采購類、人事類、施工類流程的審批,同時完成流程監控、流程效率統計、流程督辦以及相關報表的生成。公司合理的工作流程使工作分配合理、高效,指明了工作事項的活動流向順序,使企業內部發生的某項業務從開始到歸檔,由多個部門、多個崗位、多個環節協調及順序工作共同完成,提升了企管理的規范性和效率。同時,在流轉的工作流中,我們按照公司同事的要求,提取相關流程的字段形成報表,以便同事按照搜索條件查詢相關數據,導出Excel表格定期備份數據,為員工整理報表工作提供了極大的便利。

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  2.3 人力資源模塊

  人力資源模塊也是使用較多的模塊,我們通過與人事科的積極合作,整理出一套比較完整的公司組織架構,把每個公司員工職責、權利、層次、崗位、電話號碼等信息都錄入到系統中,方便了大家的日常溝通,管理員可以根據公司人事科提供的信息,及時調整上下級關系,同步企業通訊錄。個人用戶查看、編輯、導出通訊錄可進行權限范圍設置;支持公司領導聯系方式查閱授權,支持多種檢索查詢方式。

  2.4 公司內部郵件模塊

  公司內部郵件模塊滿足了企業內部溝通的需要。公司以前的郵箱無法做到人員信息的同步,每次增加一個用戶,就需要員工自己把新的通訊錄同步到郵箱。新的OA系統與人力資源模塊聯動,每次在人員管理模塊中添加一個用戶信息,用戶的郵箱也自動生成。這樣,既減少了郵件平臺的軟硬件投資問題,又兼容了各種版本的瀏覽器,讓收發郵件簡單、易用。同時,與工作流程模塊的結合使工作效率更高,隨著OA移動端的部署,公司員工還可以在手機、ipad或者平板電腦上瀏覽郵件信息,更加及時地為大家提供信息。

  2.5 企業知識管理模塊

  企業知識管理模塊可以解決知識共享和再利用的問題。以企業信息發布模塊為載體,把企業通知、公告、規章制度、各種類型文檔等快速推送出去;提供一個功能區域,供員工上傳資料并收集企業在流程中形成的各類信息資源、文檔資料,形成內部的知識庫,實現知識的快速傳播與共享,從而提高企業的學習能力、快速響應能力,提高員工的技能素質。更重要的是,為每個員工提供一個個性化的知識信息門戶,在這個個性化的門戶中,員工能找到與他職位和權限相關的知識,并且每一個員工在自己的門戶中積累知識,并與大家共享自己在各方面的經驗和知識。

  2.6 管網部工程管理模塊

  管網部工程管理模塊是使用OA的表單建模功能開發的基于現有公司管網部流程的新的功能模塊。按照管網工程的基本工作流程,劃分了項目前期階段、合同簽訂階段、施工準備階段、施工階段、項目驗收階段、項目完結階段。以表單的完成情況驅動項目階段的更新。

  一方面,公司領導能夠了解每個項目的進展情況;另一方面,公司員工能夠根據項目進度安排好自己的工作。當然,在實際使用中,還存在著很多問題,是在設計時沒有考慮到的,隨著OA系統的深入使用逐步暴露出來,我們又進行了相應的調整,最大限度地與實際工作相符。

  3 加強宣傳和培訓順利推動OA項目部署

  不斷加強宣傳和培訓,使員工轉變思路,同時制訂合理的OA使用規范。針對OA的使用,我們多次組織使用培訓會,給員工講解發起流程、轉發流程、審批流程、退回流程,更新知識文檔,查找報表等內容。這些細致的講解使員工逐步了解OA系統的使用功能,同時,公司員工還能夠提出很多新的建議,我們再加以改進。這樣漸漸就消除了員工對新事物的恐懼感,大大提高了系統的可用性和實用性。

  要形成完整的OA使用規范,需要根據流程走向,定義出員工的工作崗位和內容,同時需要不斷制度化,最終實現各個科室的協同辦公,提高工作效率。

  4 增強系統安全性,確保系統連續工作

  OA系統集成了金格電子簽章,電子簽章是按照《電子簽名法》的要求,實現業務系統中的文檔防抵賴,防篡改。保護文檔合法可信,同時OA系統審批程序有手寫批注審計流程具有可溯性。

  在OA的服務器上,系統管理員及時更新操作系統補丁,安裝殺毒軟件,防止非法入侵和病毒感染,對系統進行備份,確保數據備份的完整性和準確性,在遇到非正常停機和病毒感染時,我們可以快速恢復數據

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