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OA辦公軟件系統

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自制人事報銷審批管理系統的oa辦公軟件啟用意義

更新:2019-10-26 16:00    來源:泛普軟件 · zhangyan

  眼下,協同OA辦公洗軟件成為企業信息化建設的標配,也承擔越來越多重要的職能,OA系統的成功上線對企業來說,不僅意味著管理變革與創新,更意味著高效的協同組織管理,oa協同辦公系統對企業的發展可謂有著十分重要的意義。

  很多企業在選擇OA辦公系統時會糾結到底是自定義定制開發一款OA辦公系統還是購買一款適用于自己的軟件。其實在自定義定制與購買一款帶有基本功能的OA系統各個優劣勢都是有的。

OA辦公軟件的特性.png

 

  一、自制OA辦公系統與常見OA辦公系統有什么區別:

  自定義定制開發的OA辦公系統:由于是自定義開發的因此該軟件的各個功能需求以及適用性都是符合當前企業內部辦公的;但是由于是定制開發因此時間成本也會很長,而且不方便后期維護,最重要的一點就是當企業發展到一定的規模內部業務也發生相應的變化,那么這時該OA系統的各個功能就不能滿足企業的需求,又需要再花成本升級系統,即使更換系統數據也不方便遷移。

  市場上常用的OA系統:一般OA系統都具有標配的辦公功能,而且還支持具有自定義功能,可以根據企業內部的實際需求自定義設計表單、或者流程,完全實現靈活辦公。后期維護也有保障。

  因此從以上對比可看出,自制OA系統雖說能符合企業內部辦公需求,但是從發前景可看出市場上常用的OA辦公系統軟件更具有優勢。當然市場上的OA辦公系統也非常之多,有些OA系統則會主要滿足日常辦公,如泛微、致遠,而有些OA辦公系統則會結合日常辦公和企業相關業務,在滿足日常辦公同時還可以對業務進行辦理,比如泛普軟件。

泛普協同OA系統.png

 

  OA辦公管理系統在企業購買部署之后是要給企業全體員工進行使用的,使用的人群不同因此在選擇OA系統之時建議考慮這些方面:該OA辦公系統的前臺操作流程是否簡便,操作界面是否簡潔,模塊功能是否多樣化、后臺的處理數據能力是否強大。

  二、市場上的OA辦公系統軟件一般具有哪些功能模塊,能滿足哪些日常辦公呢?

  1、通知公告:企業使用較多的功能就是通知公告和文件公布,這個基本上是企業全員使用的一個功能模塊,文件公布通常會附傳文檔附件,目前市面上主流的OA系統基本都支持WORD格式的在線閱覽。

OA協同辦公軟件的新聞.png

 

  2、流程管理OA系統真正能夠形成體系,幫助企業形成競爭力的主要是企業對“工作流”的應用。OA辦公系統的流程管理主要用于對日常辦公審批流程的處理,它可通過申請、上報、審批、發放等流程動作來設置工作流程并對其進行查詢和監管等。常見的流程包括業務審批,流程傳閱、批示處理、工作請示、工作報告、工作交辦,部門間的工作聯絡、出差申請、采購申請、報銷、請假等。

協同OA系統的流程管理.png

 

  3、門戶管理:建立統一聚合與推送的辦公平臺,有個人工作、公司、產品、項目門戶等等。

OA協同辦公軟件的門戶管理.png

 

  4、人事管理權責分明與協同運作的人才環境,包括人力資源信息、下屬信息、人員查詢、員工考勤、員工財務等查詢、招聘面試管理等。

  三、推行啟用企業oa辦公系統軟件的部署意義

  1、從工作效率方面來看:

  (1)打破局限性。OA辦公管理軟件實現了所有工作人員不受時間、空間的限制,隨時隨地都可利用碎片化時間在統一平臺共同溝通與處理工作事項,無需擔心緊急事項無法及時反饋推進,有效提高流程與協作的效率;

  (2) 提高內部管理效率。通過內部通信平臺,所有企業人員均可通過內部郵件功能、在線溝通、短信通知功能等進行工作事項的溝通。重要的一點是,還保障了企業內部的交互信息安全。

OA系統的好處.png

 

  2、從信息流方面來看:

  信息流是企業的核心資源,其重要性在信息化的時代背景下顯得越發的重要。而OA辦公管理軟件變革了企業以紙質化為信息流的工作模式,使得企業的內外部行政管理、業務審批、財務報銷流程、用車申請流程等全部電子化,真正進入無紙化時代,提高了信息資源流轉效率,且最大限度的發揮了企業信息流的應用價值,為管理者提供了決策支持和企業數據資料庫。

OA系統信息化.png

 

  3、從工作流方面來看:

  工作流作為企業不可或缺的業務范疇,包含了文檔處理、文件處理、合同審核等等多種工作。而利用OA辦公管理軟件改變了傳統紙張表單、手工傳遞方式的辦公模式 。現在,工作人員只需通過電腦填寫有關有關表格,系統將依照定義完善的流程自動運行,分部門審批者將會收到各自所屬的文件資料,并可依據需要修改、管理、查詢、打印等操作,大大提高了工作流效率與效益。比如在報銷申請的過程中,可通過流程對報銷進行業務流程發起,將報銷的單據拍照通過附件上傳到系統當中保存,然后該流程也會在自動到達辦理人處。

協同OA系統的工作流.png

 

  4、從企業成本來看:

  OA辦公管理軟件將傳統紙張填寫過程變為電子化,真正實現了無紙化辦公,減少了傳真、復印、打印及辦公用紙的耗費,極大的節省了企業的辦公成本,避免了資源的浪費,也使得企業的管理更加現代化。

  總之OA辦公系統的成功部署上線對企業來說,不僅意味著管理變革與理念革新,在深化企業辦公流程,推動企業文化建設的同時,對企業的發展亦是有著十分重要的意義。

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