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建設公司單位項目信息管理系統

更新:2019-07-10 17:56    來源:泛普軟件 · lj

  1、目前現狀

  “堅持以信息 化帶動工業化,以工業化促進信息化”是黨的十六提出的走新型工業化道路的指導方針。企業檔案作為企業重要信息資源,在企業信息化建設中具有重要作用,因此 檔案信息化建設不僅是企業信息化建設的組成部分,也是企業檔案管理創新的重要方面。企業應采取有效措施,加大投入,確保企業檔案信息資源的完整、安全和有 效開發利用,全面推動企業檔案管理現代化。

  建設項目信息管理系統作為檔案信息化建設的重要內容,也是企業管理信息系統中不可或缺的組成部 分,它是是企業提高檔案管理質量的重要工具,同時能為企業領導科學決策、企業科技創新提供強有力的保障。國家檔案局早在2005年就印發了《關于加強企業 檔案信息化建設的意見》的通知,通知強調各企業檔案部門應加強與企業信息化建設主管部門的聯系,提出檔案信息化工作的基本要求,并將檔案管理系統納入企業 信息化系統之中,實現檔案管理系統與企業信息系統的無縫鏈接。

  目前公司的檔案管理水平較為落后,傳統的檔案管理方法已不能適應企業信息化快速 的發展要求。在企業ERP、OA等信息系統中產生的大量電子文件因傳統的檔案工作方式和技術手段無法進行有效的管理,從而導致企業信息資源的流失,更為嚴 重的是這些電子化的電子檔案在未來的管理中幾乎無法進行。“任何計算機信息系統如果沒有考慮檔案管理問題,肯定是一個不完善的系統。”企業領導在一些與生 產息息相關的信息系統的建設中出手大方的同時,決不要忽視了檔案管理系統的建設,它將是保護企業信息資源的重要工具。

  

建設單位項目管理系統流程圖

 

  2、實現目標

  建立建設單位項目管理系統的目的就是充分利用現有的先進的檔案管理理論,從技術和管理層面來保證電子文件和電子檔案的管理質量,為企業信息資源的保護、開發、利用提供堅實的基礎,為企業實現跨躍式發展提供必要的支持。

  首先理順公司內部檔案管理的體制,通過制定一系列的公司內部規章制度,將檔案管理的相關標準規范、國家企業信息化技術規范落到檔案管理的實處;同時通過規章制度規范檔案管理人員的操作,為檔案管理系統提供一個良好的運行環境。

  其次,它將與企業現有的信息系統緊密銜接,實現無縫集成,充分發揮文檔一體化管理思想在文檔管理中的作用,提高文檔管理的質量。

  第三,實現現有檔案業務的網絡化管理,提高企業內部檔案利用效率、利用壽命及周期。

  第四,實現網上檔案分級授權管理和利用機制,提高辦公效率、節約大量的辦公資源。

  最后,通過檔案管理系統的將企業內各信息系統中信息的后期管理串連起來,建立企業內部統一集中的檔案信息數據庫,方便企業信息資源的統一管理。

  3、設計原則

  針對系統的建設目標和業務需求的特點,為提高系統建設的整體質量與建設效率,在本系統的設計中必須遵循以下原則。

  (1)系統規劃原則

  系統是企業管理信息系統中的一個子系統,是企業信息化建設的一個重要組成部分,因此,在進行該系統建設時,要處理好局部與整體之間 關系,避免系統建設與企業信息化的總目標相脫節。要充分考慮與其它企業管理信息系統的銜接,分析企業各部門在該系統與部門內使用的其它管理信息系統之間的 關系。

  (2)標準開放性原則

  《企業電子工程項目管理系統》的建設必須堅持標準化。標準是信息共享的前提,是企業檔案工作能良性、持續發展的基礎。沒有標準的檔案管理系統是難以與企業其它管理信息系統相銜接并共享信息的,也不可以為將來企業間的外部協作、信息交流提供基礎。

  系統的建設也必須堅持開放性。開放性不僅是一種技術原則,更是一種管理理念,它要求在檔案管理系統的建設中始終堅持綜合集成、融合 共享的思想。就技術而言,開放性要求更高于標準化要求,它不僅要求所有系統成份的標準化,而且要求系統在設計上符合以下條件:其一, 橫向具有對各種通行技術標準的兼容性,包括盡可能兼容非主流現行標準;其二,縱向既為未來信息技術發展留下余地,又能兼容原有的標準規范;其三,在技術標 準、體系結構、數據規格等方面盡可能與整個信息業界一致,以便各類信息系統的相互開放、實現企業信息一體化管理;其四,為不同技術方案的相同功能設計規范 統一的接口,通過標準的平臺界面實現寬泛、靈活的接合。

  (3)循序漸進原則

  系統的建設必須要有一定的基礎才 能進行。首先企業內部的檔案管理工作必須要規范化,這樣才能為系統運行創造一個良好的運行環境,形成一套規范的運行機制。其次必須建立一個規范的檔案目錄 數據庫。檔案管理實踐表明,檔案目錄是管理檔案的有效工具。一個高質量的檔案目錄數據庫,不僅能有效的管理檔案,還為未來的企業間信息交換創造了條件。最 后,在企業內部根據實際需要,建立一個包括文本、音視頻,圖形圖像等全文的綜合管理的檔案管理系統。

  (4)協調發展原則

  系統的建設必須與企業信息化進程相協調,過慢或過快都不利用系統在企業中作用的發揮,從而可以導致企業領導決策者對系統作出錯誤評價,將不利 于企業檔案工作的發展。企業檔案部門一定要根據企業對信息資源管理的要求,對系統的建設內容的作出正確地選擇。

  

公司項目管理系統結構圖

 

  (5)實用經濟性原則

  系統設計以用戶需求為主導,以完整地實現系統預期功能為目的,在功能模塊設計上做到專業而實用,保證系統具有較高的工作效率,具有正確、及時、完善的檔案信息采集、處理、管理、利用和統計分析等能力。

  同時系統設計遵循“保護用戶投資,全面降低成本”的原則,充分考慮建設成本、運行成本、維護成本,花最少的錢做好事情,提高項目建設的性價比。

  (6)安全可靠性原則

  安全性是發揮系統功能的前提條件。企業信息網絡在帶來信息共享、節約辦公資源等優越性的同時也相應地帶來企業信息利用方面的安全性 問題。檔案信息的憑證功能及法律價值,使得其在管理與利用上的安全性要求比其它各類信息更高,檔案管理系統必須充分重視其安全可靠性。

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