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小工廠要導入ERP系統,需要做那些準備工作?

更新:2018-08-16 11:16    來源:泛普軟件 · dmq

   由于本公司到目前正在思考何時導入erp系統,所以到了一些已導入此系統的單位去觀摩,結果發現很多問題,大約可分為三種:

  (1)熟悉ERP系統且有能力整合所有系統的導業人才缺乏,內部人員受訓后易于跳槽;

  (2)系統客制化過程中,使用者與系統顧問的觀念落差很大,彼此很難達到共識;

  (3)整體企業人員對新系統的認識不足,操作技巧也不熟悉,當然無法達到系統效率化的境界。

  為促使能成功地導入ERP系統,請問在導入過程中要注意哪些事項?

  要想成功地導入ERP系統,首先對ERP的定義要有清楚的認識。依據M.Lynne Markus(2000)的定義,ERP系統整合了采購、銷售、庫存、財務與人力資源的資料,使組織內接單、生產、銷售、財務報表,管理報表等功能可以自動化,讓管理者能以即時掌近代組織內的人、原物料、資金等資源的運轉資料。隨著科技的進度,ERP系統可說是一種具有結構性特性與用途的企業交易平臺,可藉著資料分析,以提供管理者決策所需資訊,更進一步可支援組織與外界單位作跨組織協同合作所需的訊息。尤其網際網路的盛行,ERP系統可連結供應鏈管理與顧客關系管理,成為企業全方位的資訊平臺。

  對ERP定義有所了解后,可進一步對ERP適用的范圍進行分析。企業內生產、銷售、服務、會計等流程,透過層層的組織架構,各個主管權力上下整合,員工工作互相配合。由于一件事情的完成要經過多層組織的數個職位,很容易導致工作效率低落。尤其對制造商而言,從訂單接受、原物料取得、生產排程、產品制造、銷售配送、到售后服務,形成一個動態平衡的系統。在這整合性系統中,如何有效地善用資源,有賴于資訊科技來整合營運過程中的財務與非財務資料。

  企業要想成功地導入ERP系統,需要重視各項整合工作,包括存取整合、應用整合、內部業務整合和資料整合;并且要以企業整體營運為考慮,不是只為各個單位的方便性而忽略整體運作效益。企業在選購ERP系統,要考慮系統的模組,要能自由搭配現在組織架構,與作業流程彈性地連結媽有的單位系統;并且日后升級七更新時無須中斷系統,使系統更新的沖擊后降到最低。

  為促使企業能夠成功且快速導入ERP系統,在產銷人發財的體系內,各個核心流程要盡量有標準化步驟,并簡化表單的內容。ERP系統的導入,重點是以解決例行性工作的資料處理問題,不宜對單一事件決策而耗費資源。由于ERP系統導入為一個長期性工作,企業需要采用目標管理方式,定期檢視才會各階段的工作成果,系統導入才能順利。

 

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  對于ERP系統的實施,數據是其中一個非常重要的環節。實施顧問應該從一開始就強調基礎數據的重要性,并要求企業采取切實的措施來保證這一點,使企業從一開始就對這個問題表現出極大的關注,才能保證項目在上線過程中不因為數據質量差而受到影響。那么應該要做好哪些準備工作呢?

  一、建立數據準備有關組織

  ERP實施要建立相應的項目組織。在具體的實施過程中,一般還要在項目組內進行相應的分工。為了更好地完成數據準備工作,建議在項目組內專設數據組,從組織上保證數據準備的順利進行。數據組的主要工作是分析數據準備的范圍,建立數據搜集模板,組織必要的培訓,監督數據質量,并負責數據的最終導入和使用。

  二、明確數據準備的要求和范圍

  一般經過初期的項目調研和培訓后,項目組會確定基礎數據的范圍和要求。數據組在此基礎上要分析基礎數據從哪些部門搜集,明確數據準備的難點和重點,從而確定數據準備的分工和進度安排。

  三、準備基礎數據模板

  一旦明確了數據準備的要求和范圍,數據組要分別為各種類型的基礎數據準備相應的搜集模板,并與業務部門進行溝通,解釋基本資料中的重要字段,勾選必要字段。同時與該部門確認數據資料整理的進度并取得相關責任人的承諾。比如說,要準備供應商資料,我們在Excel中準備好相應的空白表格,針對表格中需要填寫的項目提供一個詳細的說明,讓業務部門填寫。但必須明確表格中哪些數據是必須填寫的。這樣每個準備供應商信息的人,就會知道供應商資料應該包括供應商名稱、編號、地址、稅號/賬號、聯系人等等。

  四、對數據進行校驗和核對

  在數據的搜集整理過程中,數據組要不斷對整理的數據進行校驗和核對,以保證數據的質量。發現錯誤和遺漏要及時與具體負責部門和人員進行溝通,不要等大量數據積壓后再解決。對于不影響整體上線效果的部分資料,如果其本身過于龐大,可就其中一部分先行整理,其余在上線后慢慢補充。

  五、數據轉換和導入

  基礎數據準備到一定程度時,可以考慮進行部分數據的轉換和導入。如果基礎數據量不大,導入可以采用組織專門錄入員直接輸入的方式,如果基礎數據量很大,一般就需要采用通用的數據轉換程序或開發專門的數據轉換程序,比如泛普系統的數據導入就可以通過SQL Server的數據導入導出工具來進行。因此如果數據量大,在數據準備時就更需要按一定格式準備數據,否則,數據轉換程序不能正常工作。

 

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