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OA辦公系統是什么

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OA辦公系統是將現代化辦公和計算機技術相結合的一種新型的協同辦公方式,支持這一方式的軟硬件系統稱之為OA軟件或者OA硬件。今天我們所說的 OA系統多指輔助行政辦公所需要的應用軟件,主要包括:信息發布、工作流管理、公文管理、通知、公告、事務管理、工作日程、工作計劃總結、辦公資源共享管理等等。

  很多網友都在問OA辦公系統是什么?現在有一種較普遍的偏見:認為OA僅僅是諸如公文流轉、收發文管理、檔案管理、會議安排、文獻檢索、電子表格、電子郵件等等這些非結構化數據的處理和交換過程,面向的用戶群也只是機關辦公室或企業的職能部門、文秘部門。其實,今天看來,OA應有更豐富的內容和層面,更廣泛的用戶群。以下是筆者對OA在功能上以及所涉及的技術范疇的膚淺理解,愿與同行商榷。

  OA面向不同層次的使用者,便有不同的功能表現:

  對于企業高層領導而言,OA是決策支持系統(DSS)。OA運用科學的數學模型,結合企業內部/外部的信息為條件,為企業領導提供決策參考和依據;

  對于中層管理者而言:OA是信息管理系統(IMS),OA利用業務各環節提供的基礎“數據”,提煉出有用的管理“信息”,把握業務進程,降低經營風險,提高經營效率;

  對于普通員工而言:OA是事務/業務處理系統。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環境,使之準確、高效,愉快地工作。

  今天,在中國推行OA辦公系統尤有其重要性和必要性:

  1、OA對于面向二十一世紀的中國企業的經營和管理比以往任何時候更顯重要。信息社會中,競爭取勝的法寶是信息,而OA所收集、處理、分析的對象正是“信息”。中國企業在管理手段與管理思想方面已經落后于發達國家企業,迫切需要通過推行OA來改善經營管理手段,提高管理水平,增強企業競爭力。

  2、推行OA,能給中國企業的經營者和管理者在行為方式和思維方式上帶來革命性進步。在企業中做IT工作都深受一個共同的難題長期困擾:企業經營和管理方式太不規范、太不嚴謹,缺乏全局觀和系統觀,人為因素太多,而且變化不定。這不僅為企業的經營和管理帶來盲目性,而且為推進信息管理設置了障礙。推行OA,不僅是管理手段的改善,更重要的是帶來管理思想的進步。

  3、企業辦公日益從過去的文秘型向自我服務型轉變。OA為用戶提供的正是自我服務的支持,這正說明了OA已成為一種潮流,一種趨勢、一種更好的企業辦公方式。

  4、很多中國企業早在80年代初就著手建立企業的管理信息系統(MIS)。近20年過去了,我們沒有看到中國企業管理水平質的飛躍,其中,除了技術能力局限的原因外,還有觀念、認識方面的原因。過去做MIS,更多地注重了對規范的、結構化的數據的管理,而且走入了用先進的技術手段模擬手工操作的誤區。模擬手工操作只有界面的友好程度、模擬的逼真程度的差別,不會有管理水平的提高。而OA所面向的對象是企業經營過程中所有可能產生的數據:結構化與非結構化的、多媒體的等等;OA所直指的目標是物化科學的管理思想。所以今天所談的OA較過去的MIS有更廣泛、更深刻的意義。當然,過去的MIS也為我們今天的OA打下一個良好的基礎,也就是說OA的確很重要,同時實現OA也并非遙不可及。

  如何實現OA辦公系統

  正面回答“如何實現OA”,筆者自認力不能及。正如前文所述,OA是一個過程和境界,是一個不斷發展變化的概念。我們的工作是努力接近OA的目標。筆者在公司從事了多年OA工作,公司的OA應用也初具規模,實施方式并非標準模式,OA的框架也并非標準樣板,因此,本文無意贅述公司的OA建設過程和框架,僅談談工作體會和經驗。

  泛普軟件認為:多年來,OA尚無一個確切的定義,人們對OA的看法和理解各有不同。筆者認為:OA本身就不是一個有確定界定的概念,它是一個過程、一種境界。它隨技術的發展而發展,隨人們辦公方式和習慣以及管理思想的變化而變化。在技術發展過程中的每一個階段,人們給OA賦予了不同的內容和新的想象,技術與管理的進步給OA打下了每一步發展的歷史烙印。同時,不同行業、不同層次的人對OA的看法和理解也各有不同。也許正是OA這種變化和發展的特點使之成為30多年來常新不衰的話題。

  現在有一種較普遍的偏見:認為OA僅僅是諸如公文流轉、收發文管理、檔案管理、會議安排、文獻檢索、電子表格、電子郵件等等這些非結構化數據的處理和交換過程,面向的用戶群也只是機關辦公室或企業的職能部門、文秘部門。其實,今天看來,OA應有更豐富的內容和層面,更廣泛的用戶群。以下是筆者對OA在功能上以及所涉及的技術范疇的膚淺理解,愿與同行商榷。

  功能方面:廣義面言,OA應該是一個企業除了生產控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者,便有不同的功能表現:

  對于企業高層領導而言,OA是決策支持系統(DSS)。OA運用科學的數學模型,結合企業內部/外部的信息為條件,為企業領導提供決策參考和依據;

  對于中層管理者而言:OA是信息管理系統(IMS),OA利用業務各環節提供的基礎“數據”,提煉出有用的管理“信息”,把握業務進程,降低經營風險,提高經營效率;

  對于普通員工而言:OA是事務/業務處理系統。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環境,使之準確、高效,愉快地工作。

  技術范疇:OA是計算機技術在辦公業務中的合理應用。計算機技術是OA的前提。如果脫離計算機技術面闊談OA,無異于癡人說夢。沒有計算機技術,OA便成無源之水、無本之木。計算機對信息的存儲與處理能力極大地改變了人們的辦公方式,提高了工作效率。如:要建立決策支持系統,則需要數據倉庫 、OLAP等技術;要建立信息管理系統,則要有數據庫、程序設計語言等技術;要建立事務/業務處理系統,則離不開數據庫、設計良好的人機界面和工作流控制、OLTP等技術。

  OA是利用通信技術來實現人與機器、機器與機器及人與人的交流。通信技術是OA的基礎。現代辦公室不再是孤軍奮戰,而是一個團隊的協同工作,團隊中成員之間的協調、合作離不開通信技術;現代辦公室也不再是閉門造車,企業需要與外界廣泛的信息交流,這更離不開通信技術。沒有通信技術的支持,OA便成空中樓閣。

  OA是科學的管理思想在先進的技術手段下的物化。科學的管理思想是實現OA的核心。計算機技術和通信技術僅僅是為實現OA打下了基礎,提供了可能。要真正實現OA,還需物化人類思維中科學管理的內容。正如僅有優質的畫筆、畫板、顏料而沒有達.芬奇,就不會有蒙娜尼莎的微笑一樣。不體現人類管理智慧,就不會有真正的OA,如果有,也只是技術的堆砌和擺設。

  由此而知,OA是計算機技術、通信技術與科學的管理思想完美結合的一種境界和理想。我們一直在為實現OA而努力,但我們的成果僅僅是在某些環節、某些方面、部分地實現了OA的功能,與真正的OA尚有差距,差距的根本在于應用系統對管理思想的實現方面。

  為什么要OA

  人類文明進步和發展的原動力無非是人類求得自身解放的需要。OA的出現和發展也正是來源于這種需要的牽引。

  傳統的辦公方式極大地束縛了人的創造力和想象力,埋沒了人的智慧和潛能,使人們耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重復的工作,手工處理的延時和差錯,正是現代化管理中應該去除的弊端。用先進的、現代化的工具代替手工作業,無疑是生產力發展的方向。OA對傳統辦公方式的變革,正是適應了人們的普遍需求,也順應了技術發展的潮流,自然成為業界追求的目標。

  泛普軟件,在中國推行OA辦公系統尤有其重要性和必要性:

  1、OA對于面向二十一世紀的中國企業的經營和管理比以往任何時候更顯重要。信息社會中,競爭取勝的法寶是信息,而OA所收集、處理、分析的對象正是“信息”。中國企業在管理手段與管理思想方面已經落后于發達國家企業,迫切需要通過推行OA來改善經營管理手段,提高管理水平,增強企業競爭力。

  2、推行OA,能給中國企業的經營者和管理者在行為方式和思維方式上帶來革命性進步。在企業中做IT工作都深受一個共同的難題長期困擾:企業經營和管理方式太不規范、太不嚴謹,缺乏全局觀和系統觀,人為因素太多,而且變化不定。這不僅為企業的經營和管理帶來盲目性,而且為推進信息管理設置了障礙。推行OA,不僅是管理手段的改善,更重要的是帶來管理思想的進步。

  3、企業辦公日益從過去的文秘型向自我服務型轉變。OA為用戶提供的正是自我服務的支持,這正說明了OA已成為一種潮流,一種趨勢、一種更好的企業辦公方式。

  4、很多中國企業早在80年代初就著手建立企業的管理信息系統(MIS)。近20年過去了,我們沒有看到中國企業管理水平質的飛躍,其中,除了技術能力局限的原因外,還有觀念、認識方面的原因。過去做MIS,更多地注重了對規范的、結構化的數據的管理,而且走入了用先進的技術手段模擬手工操作的誤區。模擬手工操作只有界面的友好程度、模擬的逼真程度的差別,不會有管理水平的提高。而OA所面向的對象是企業經營過程中所有可能產生的數據:結構化與非結構化的、多媒體的等等;OA所直指的目標是物化科學的管理思想。所以今天所談的OA較過去的MIS有更廣泛、更深刻的意義。當然,過去的MIS也為我們今天的OA打下一個良好的基礎,也就是說OA的確很重要,同時實現OA也并非遙不可及。

  如何實現OA辦公系統

  正面回答“如何實現OA”,筆者自認力不能及。正如前文所述,OA是一個過程和境界,是一個不斷發展變化的概念。我們的工作是努力接近OA的目標。筆者在公司從事了多年OA工作,公司的OA應用也初具規模,實施方式并非標準模式,OA的框架也并非標準樣板,因此,本文無意贅述公司的OA建設過程和框架,僅談談工作體會和經驗。

  在公司,我們建立的計算機應用系統框架如下圖:

  OA

  計算機系統

  網絡基礎設施

  OA處于整個系統的最上層,它是建立在網絡、計算機系統基礎之上的應用。所以,要實現OA,需要建立良好的基礎設施。我公司建立的OA應用包括業務管理、財務管理、總裁查詢、文檔管理、傳真管理、Internet應用等幾十個功能模塊,涵蓋了公司業務和管理的絕大部分環節,在公司總部、京外/海外分支機構得到廣泛應用,取得良好的經濟效益和社會效益。為公司的管理現代化作了有益的探索。

  我公司建立的OA系統從應用類型上分為以下幾種:

  1、面向個人通信的應用:如 電子郵件。傳統的通信方式主要是電話、傳真、電傳。這些方式在費用方面、管理方面存在很多問題。因此我們的做法是:最大程度地用電子郵件方式收發信息,不僅方便了辦公、節約了費用,而且記錄了業務進程的軌跡,提高了對業務監督、管理水平。

  2、面向信息共享的應用:這類應用的功能是收集、整理、發布、檢索信息,向不同權限的人發布不同層次的信息。公司連接美聯社、路透社、Chinanet、經貿信息網等,收集了大量的信息;公司在業務進程中也產生了很多重要的信息。我們提供了較為方便的檢索、查詢手段以及安全控制體系。當然,我們既是信息的使用者,也是信息的提供者,公司的Web站點向外界提供了一個了解公司的窗口,為公司贏得了更多的商機,也為實現電子商務打下了基礎。

  3、面向工作流的應用:這類應用主要是用以控制、監督、加速業務進程,使得業務執行者和管理者都能清楚業務的進展,解決業務進程中所出現的阻塞和差錯,促進經營業務的正常運行。

  4、面向決策支持的應用:這是信息技術中最高層次的應用,它通過采集、處理、分析前三類應用產生的結果,讓企業決策層了解企業的運營狀況,預測經營風險,提出決策參考。這是OA應用的最終目標。

  這四類應用的建立并不是一蹴而就的、也不是一成不變的。實現OA是一項系統的、長期的工程。在這一工程的實施過程中,泛普軟件認為應該遵守以下原則:

  1、OA建設要有整體觀、全局觀。從企業整體的OA上著眼,不能遷就個別而影響全局。要堅決去除不利于企業現代化管理的陳規陋習,規范企業管理環節。

  2、面向目標的方法。OA的根本目標是管理和決策支持,在實施OA的過程中始終不能偏離這一目標。在數據庫設計、應用流程設計中都應考慮到是否顧及了對決策的支持。

  3、堅持“需求拉、技術推”的原則。需求應始終走在技術的前面,技術永遠只是輔助、工具的角色。當然,技術也有對需求推動的作用。需求拉動了技術的進步,技術的進步也對需求向更高層次發展有推動的作用。因此,應貫徹用技術來適應需求的原則,學習和利用技術是以滿足用戶需求為最高準則。

  4、從簡單的入手,迅速向廣度和深度發展。即所謂的“Start Simple and go Fast”。在中國,由于用戶水平參差不齊,從簡單的入手,可以由點到面、由淺入深地引導用戶對OA的信賴,并啟發他們更廣泛、更深入的需求。迅速地推廣和深入是為了盡快把技術應用于管理中,否則,需求的變化和技術的發展往往使人們顧此失彼。

  5、選擇合適的工具平臺。由于OA實施涉及面廣而雜,需求分散、零碎,我們需要一個好的工具和平臺來滿足各方面的需求。在選擇工具和平臺時,應考慮以下幾個方面:

  快速的開發能力 用所選的工具和平臺能快速開發應用。

  對需求變化的適應能力 即能根據不斷變化的需求對應用進行調整與修正。

  安全性 保證所開發的應用以及數據是安全的。

  泛普軟件ThinkOne OA辦公系統跨平臺性 由于OA是一個集成的系統,所以我們開發的應用不僅能在不同硬件平臺上運行,還要有跨操作系統平臺、跨數據庫平臺的能力。

  與其它工具的集成能力。

  支持Internet 標準、適于建立Intranet Internet 已經成為當前最重要的通信手段,不支持Internet 標準,無異于把自己孤立于世界之外;建立Intranet已經成為業界的大勢所趨。所以,所選的工具和平臺要支持Internet 標準,適于建立Intranet。

  支持移動辦公和異地辦公 通信技術的發展使世界變得越來越小,OA工具和平臺也需適應這種變化。企業機構的分散、人員的流動、業務的多樣性對移動辦公和異地辦公提出了越來越高的要求。

  有利于實現電子商務 電子商務已經熱火朝天,我們可以通過有效的工具,迅速跟上時代的步伐。

  有利于實現知識管理 “知識經濟”時代競爭的核心要素是知識,OA系統需要而且必然需要知識管理的能力。

  公司選擇的OA核心工具是Lotus Notes/Domino。它在以上九個方面有很好的表現,是較理想的實施OA的工具和平臺。

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