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 公文管理在政府和國企里邊本身是一個復雜的體系,牽扯到的部門和人員極為廣泛,同時,公文的擬稿、審稿是否規范,簽收、執行情況如何等,傳統的公文管理是無法體現和進行跟蹤的。因此,要實現公文管理的電子化相當不易,正是由于傳統的公文管理上存在這些難點,很多企業看中這點需求所以就有了OA辦公系統的出現。

OA公文辦理管理軟件系統.png

  一、OA辦公系統要實現企業的公文管理,主要的支撐點有哪些?

  1、企業上層重視

  這是OA系統實現有效公文管理的基礎。OA系統是一個在企業上層管理中運用得最廣泛的軟件系統。OA系統的隨實施涉及企業制度、流程、信息等多方面體系的建設,OA系統的設計、規劃、實施上,以及OA系統的公文管理,負載了整個企業的上層管理,需要企業上層有足夠的重視,才能夠是OA系統的辦公應用以及公文管理在全企業推廣開來,實現高效的信息化公文管理。

  2、完善的OA系統是有效公文管理的保障

  完善的OA系統是指有人性化的功能,公文信息的流轉、審核、管理能夠根據制定的流程與規則開展,這樣能夠保證OA系統的操作人員在的操作過程中,能偶對產生的問題進行及時透徹的分析,提升OA系統公文管理的靈活性與自主性。

  3、信息化觀念

  信息化的公文管理理念是是OA系統實現有效公文管理的基礎。OA系統的信息化、自動化公文管理方式,是對傳統企業手工公文管理模式與觀念的轉變,因此,要實現OA系統在企業的推廣應用,就必須轉變企業的管理觀念,摒棄傳統落后的管理觀念,樹立信息化的公文管理模式,此外,特別對于企業內負責公文管理的人員,應當加強他們OA系統公文管理的操作與應用培訓,了解OA系統中公務管理的功能模塊和具體應用,才能有效實現公文管理效率與質量的提升。

OA公文管理系統.png

  4、自動化公文管理體制的建設與完善

  自動化OA系統公文管理的基本特征,自動化的公文流轉、審批,會涉及企業內不同部門、職位、人員辦公的協同性,體現了新的管理模式與管理理念,改善公文管理的方式,要實現這種自動的公文管理,就要建設規范的自動化公文管理制度,強化信息化的公文管理執行模式,才能利用OA系統實現對流程、公文信息管理的有效提升,實現自動化的公文管理與控制。

  二、那么OA辦公系統的應用在企業公文管理上是如何實現的呢?

    通過OA系統電子化的流程設計,在為企業帶來合理、規范、科學有效的組織管理,通過OA系統可以提升企業綜合管理效率,解決企業各項辦公難題。主要是從以下三點實現的:

  1、首先通過OA系統的應用架構設計滿足用戶需求

  公文管理在OA系統的應用架構上支持發文、交換、收文、歸檔等全流程管理;支持發文單、收文單、送文單、簽收單、正文、套紅模板等各種文單;支持修改留痕、手寫批注、電子簽章等各種審批方式;支持與各種專業檔案系統進行對接。

OA系統公文管理.png

  2、然后OA系統的公文管理流程技術獨到

  公文流程基于JAVA技術率先研發出純B/S圖形化公文流程編輯器,OA用戶不需要安裝任何客戶端控件或者客戶端軟件,還支持通過純WEB的方式拖拖拽拽實現公文流程的自定義。OA用戶可以自行對公文流程節點走向、權限控制進行所見即所得的優化,亦即做到了隨需而變。

  3、最后協同OA平臺支持公文痕跡保留

  OA系統的公文流程痕跡、處理過的流程節點以不同的顏色標識、以流程日志的方式顯示每個節點接收和處理的時間。公文支持痕跡保留技術,提供全面的鍵盤批注和手寫批注的痕跡保留,在進行修改文字時的全痕跡保留,包括鍵盤修改和手寫修改的痕跡保留。

  OA實現了收文管理和發文管理的自動化,其公文管理子系統的功能有:我的收文、發文擬稿、發文草稿、發文查閱、發文設置、簽收公文、收文查閱、收文設置、公文表單等,并且公文的正文支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應用。實現了核稿、審稿、簽發和辦文的規范操作,實現了公文簽發的便捷操作。

公文OA流轉管理是什么意思.png

  而且企事業單位和政府學院購買OA系統后不僅可以享受公文管理的功能,還可以同時享受三十多項企事業單位和政府學院日常辦公所需功能,比如工作流程、工作報表、通知公告、車輛管理、會議管理、行政辦公、考勤管理、薪酬管理、任務管理、移動辦公等,使辦公管理更規范、高效而有序,進一步提升了企事業單位和政府學院辦公管理系統的優越性,享受環保綠色辦公。

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