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  相信做過檔案資料的管理員都有這樣的體驗,每天需要整理大量的企業檔案資料,編號、登記、歸檔、整理。這些看似簡單的工作實際需要用大量的時間來完成,可能經常一抬頭就發現隔壁桌的同事已經下班走了。而且企業的檔案資料需要確保其完整性和安全性,在管理的過程稍有不小心可能會資料丟失,比如隨時都有可能出現“用的時候找不到、用完不還、機密文件丟失”等現象,這樣造成無法彌補的損失。同時檔案資料工作的繁瑣,需要大量人力來完成。

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  一、那么如何才能實現更為簡單的檔案資料管理,降低企業的運營成本呢?

  隨著信息化的發展,很多企業通過利用OA辦公系統電子化的分類存儲、無紙化的借閱操作,降低檔案管理的“繁瑣”度,提高效率。具體如泛普OA系統提供方案所示:

  1、檔案資料信息化存儲:在OA系統的檔案資料管理當中,可以實現文件管理的全程信息化。通過在系統的信息錄入,可以隨時進行文件的線上上傳、編輯、查看、刪除,同時不受時間和地域限制,并且該操作支持批量完成。在進行新建時,可詳細列明名稱、編號、保管期限、所屬案卷/卷庫、組卷年度,并且可以通過附件上傳封面及相關資料。

  同時還能對文檔資料的權限進行管控:企業的檔案基本上都存儲著需要保密的文件,為了保證其安全性,需要對其進行權限的設置。在系統內,針對特定的文件都可進行借閱范圍的設置,權限可詳細到個人,防止隱私泄露,進一步提升檔案的安全性。

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  2、輕松管理資料文檔,對歷史管理痕跡保存:隨著企業的進一步發展,存儲在系統內的檔案可能會失去價值,需要進行銷毀,然而,在銷毀中總是會遇到銷毀痕跡無跡可尋的問題,還可能會遇到誤銷文檔無法恢復的問題,給檔案工作帶來極大的麻煩。

  在泛普OA系統的檔案管理內,就可以輕松解決這一問題,檔案的所有操作日志都可以在系統中查詢到,責任可以落實到人;如果檔案被誤銷毀還可以恢復。在鑒定案卷時,可查看該案卷基本情況,并進行鑒定意見的書寫,系統自動匯成鑒定日志。確保重要案卷不丟失、不損害,管理方便。

  3、電子信息化借閱流程:電子化的借閱管理過程更加規范,不僅使用必須經審批,整個借閱過程都有嚴格監控,借多久、還沒還一目了然。通過OA系統的流程化運轉,有借閱需求可直接進行線上申請,寫明借閱的時間及歸還時間,相關負責人可通過“借閱審批”列表進行審批。通過“我的借閱”可查看審批情況及過往借閱記錄;通過借閱記錄則可以查看全部人員的借閱情況及歸還情況。

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  3、紙質檔案借、還流程化:檔案室的每份紙質檔案無論借還是還,必須從經過OA的電子流程審批,誰借的、借的什么檔案、什么時候還的等信息,都會一一記入系統,隨時核查。同時還可以通過電子表單根據關鍵字篩選文件,實現一鍵“批量借閱”幾十份文件資料。

  繁瑣,不應該是檔案工作的代名詞。OA系統檔案管理的全方位“日志”跟蹤、便捷權限管理、無紙化借閱申請,將繁瑣化為精細,讓檔案管理更簡單。

  4、歸還全程記錄:OA全程電子化的流程管控,可以智能掌控檔案的整個借閱過程。每份被借出去的檔案,管理員直接通過系統的臺賬頁面就能監控返還情況,即將到期或已經超期的文件,會直接通過色塊標記出來

  隨時可查閱文檔借閱管理記錄:借助智能報表系統和電子表單,檔案管理人員、上層領導可以隨時在OA報表門戶了解不同時期,組織內部各類檔案的管理情況。可以查檔案詳情、可以了解具體數據分析情況。包括各類文檔的借閱頻率、有多少超期未還、違規使用多不多,以及各類檔案的數量占比等情況。

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  管理人員再也不用為查檔案、出一份分析報告而耗費大量時間,全面提升管理質量。

  通過泛普軟件的OA檔案信息管理系統規劃方案的實施,以電子化的形式在對系統文件可進行收集、整理、同步歸檔的同時,極大節省了人員審核時間,改變了傳統檔案僅靠手工收集、整理的繁瑣。不僅有助于為企業建立完善的企業重要資料檔案庫,實現所有檔案的電子化、信息化管理、雙線管理,還有助于提升企業重要產品、科技、文件、制度等文檔資料的檢索、查閱、再利用的速度。

  并且,在安全管理方面,檔案數據庫對文件、電子化內容的保管,安全級別更高,實行全庫歸檔模式運行,即使在遇到自然災害的情況下,仍能抵御外力。從而為企業建立全面的檔案管理體系,推進企業信息化建設。

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